Trong quá trình làm việc, chắc chắn bạn sẽ phải gửi và nhận nhiều email thương mại. Dù bạn là người mới vào nghề, hay đã có kinh nghiệm lâu năm nhưng muốn cải thiện kỹ năng viết tiếng Anh của mình, bài viết này sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn chi tiết để viết email thương mại một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
Contents
I. Cấu trúc của email thương mại
1. Tiêu đề
Phần tiêu đề của email là một phần rất quan trọng, vì nó được hiển thị trong hộp thư trước khi email được mở. Để thu hút sự chú ý của người nhận, hãy viết tiêu đề ngắn gọn và súc tích, truyền đạt nội dung mong muốn và tác động đến người đọc. Hãy đặt những từ quan trọng nhất ở đầu tiêu đề.
Ví dụ:
- “Yêu cầu” for more information – “Yêu cầu” được biết thêm thông tin
- “Cần làm ngay” contract attached below – “Cần làm ngay” thông tin liên hệ được đính kèm bên dưới
- “Họp chiến lược” this Tuesday? – “Họp chiến lược” có diễn ra vào thứ ba không?
- “Thư mời ứng tuyển”: Outreach Intern – “Thư mời ứng tuyển”: thực tập sinh quan hệ cộng đồng
- “Vị trí Điều phối sự kiện”: Đơn ứng tuyển – “Vị trí Điều phối sự kiện”: Đơn ứng tuyển
- “Hẹn gặp ở sự kiện kết nối”: Thư có đính kèm hồ sơ – “Hẹn gặp ở sự kiện kết nối”: Thư có đính kèm hồ sơ
Lưu ý: Đừng viết toàn bộ tiêu đề dưới dạng chữ in hoa, vì điều này có thể gây cảm giác như đang “hét” vào mặt người nhận và khiến họ khó chịu.
2. Lời chào
Lời chào là dòng đầu tiên trong nội dung chính của email. Nếu có thể, hãy gửi lời chào đến một người cụ thể. Lưu ý rằng, trong lời chào, bạn cần viết hoa chữ cái đầu tiên của từng từ. Bạn có thể sử dụng các lời chào như “Hello [Tên]”, “Hi [Tên]” hoặc “Dear [Tên]”.
Nếu bạn không biết tên người nhận, bạn có thể sử dụng “Greetings,” hoặc “Hello there,”. Nếu bạn biết tên người nhận, nhưng lại không quá thân thiết, bạn có thể sử dụng danh xưng như “Ms.”, “Mr.”, hoặc “Dr.”.
3. Câu mở đầu
Câu mở đầu là câu đầu tiên trước khi đi vào nội dung chính của email. Mục đích của phần này là xây dựng mối quan hệ thân thiện và tạo sự kết nối với người nhận email ngay từ đầu.
Bạn có thể sử dụng các câu đơn giản như “I hope you are doing well” hoặc “I hope you had a good weekend”. Tuy nhiên, nếu bạn có thể cá nhân hóa chúng một chút, sẽ tốt hơn. Ví dụ: “Tôi hi vọng mọi thứ ở Hà Nội vẫn diễn ra tốt đẹp” hoặc “Tôi hy vọng bạn đang tận hưởng thời tiết ấm áp ở đây”.
Hoặc bạn có thể sử dụng câu hỏi như “Bạn khỏe không?”, “Dạo này mọi chuyện thế nào?”, hoặc “Công việc dạo này thế nào?”.
4. Phần thân
Sau lời chào và câu mở đầu là phần thân email, đây là phần quan trọng nhất của email.
Phần thân email có thể được chia thành hai phần chính.
- Lý do gửi email: Câu đầu tiên của phần thân nên trực tiếp đề cập đến mục đích gửi email. Ví dụ, “Tôi liên hệ với bạn vì…”, “Như bạn đã biết, bộ phận của chúng tôi hiện đang tìm kiếm người để…”, “Một đồng nghiệp của tôi đã thông báo với tôi về việc bên bạn đang tuyển dụng, vì vậy…”, “Tại buổi họp trước, bạn có nói rằng bạn muốn tập trung vào chiến lược nội dung, vì vậy tôi muốn đề xuất là…”.
Nếu bạn vô tình bỏ quên một thông tin quan trọng trong khi soạn email và đã gửi email đi, bạn có thể viết một email nối tiếp để đề cập đến điều đó. Ví dụ, “Xin lỗi vì chiếc email thứ 2,” or “Thêm một thông tin bổ sung nữa,” or “Tôi just wanted to add,” or “Xin lỗi, tôi quên mất không nhắc đến”.
- Hành động cần thực hiện: Hầu hết các email trong môi trường công việc đều yêu cầu hành động. Vì vậy, bạn cần rõ ràng và súc tích về hành động hoặc hành động bạn muốn người đọc thực hiện. Ví dụ, “Hãy cho tôi biết ý kiến của bạn về ý tưởng/đề xuất của tôi”, “Tôi muốn biết khi nào bạn có thời gian để gặp mặt vào tuần tới”, “Hãy nghiên cứu những tài liệu đính kèm trước buổi họp tới của chúng ta”, “Liệu bạn có thể nghiên cứu mục tiêu của buổi họp tới và cho tôi một vài đề xuất nếu có không?”.
5. Lời kết thúc
Lời kết thúc là phần giúp bạn kết thúc email một cách lịch sự và chuyên nghiệp. Bạn có thể cảm ơn người nhận hoặc bày tỏ mong muốn nhận được hồi âm sớm. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể đề nghị trợ giúp và cho người nhận biết rằng họ có thể liên hệ bạn nếu muốn bổ sung thêm thông tin.
Ví dụ, “Đừng ngần ngại liên hệ với tôi nếu bạn có câu hỏi gì”, “Hãy cho tôi biết nếu bạn cần tôi giải thích gì”, “Hãy cho tôi biết nếu bạn có phản hồi hoặc đề xuất gì”, “Đừng ngần ngại cho tôi biết nếu bạn cần thêm thời gian”, “Tôi mong sớm nhận được hồi âm từ bạn”, “Một lần nữa, cảm ơn về những thông tin bạn cung cấp”.
6. Lời chào kết thúc email
Lời chào kết thúc phản ánh sự chuyên nghiệp và thân thiện của bạn đối với người đọc. Tuy nhiên, đừng quá lo lắng để có một lời chào hoàn hảo. Nếu bạn không chắc chắn, hãy sử dụng các cách kết thúc trang trọng thay vì những cách giao tiếp thông thường.
Ví dụ, “Best,”, “Warm regards,”, “Regards,”, “Thank you,”, “Sincerely,”, “Warmly,”, “Kind regards,”.
7. Chữ ký
Cuối cùng, đừng quên để chữ ký vào cuối email, vì đây là yếu tố quan trọng thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn trong công việc. Hiện nay, các dịch vụ email đều cung cấp các công cụ để tạo chữ ký cá nhân. Một mẫu chữ ký email thông dụng bao gồm họ và tên, vị trí công việc, tên công ty và số điện thoại.
II. Những lưu ý khi viết email thương mại
Để viết email thương mại đáp ứng tiêu chuẩn chuyên nghiệp nhất, hãy nhớ các lưu ý sau:
- Sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp: Chỉ sử dụng từ ngữ lịch sự và tích cực. Tránh sử dụng ngôn ngữ đánh giá, phân biệt và đặc biệt, không sử dụng từ ngữ xúc phạm.
- Giữ phần tiêu đề ngắn gọn, rõ ràng: Cung cấp đủ thông tin để người đọc có thể quyết định mở email.
- Hạn chế sử dụng biểu tượng cảm xúc: Trừ khi người nhận có sử dụng email trước hoặc bạn chắc chắn nó phù hợp với thương hiệu cá nhân của mình.
- Tuân thủ cấu trúc viết email đã nêu trên: Giúp người đọc tiếp nhận thông tin dễ dàng nhất.
- Phản hồi kịp thời: Đối với đồng đội cùng nhóm, phản hồi trong vòng 12 giờ; đối với đồng nghiệp thông thường, phản hồi trong vòng 24 giờ; đối với các liên kết bên ngoài, phản hồi tùy thuộc vào mức độ quan trọng.
- Sử dụng phông chữ và định dạng văn bản thông dụng: Thường được mặc định bởi các nền tảng email.
- Suy nghĩ kỹ trước khi chuyển tiếp email: Một số email không được phép chuyển tiếp, đặc biệt là khi chứa thông tin, nội dung cá nhân, nhạy cảm.
- Cẩn thận với việc đùa cợt: Một email chuyên nghiệp không nên có bất kỳ yếu tố hài hước nào trừ khi bạn có mối quan hệ cá nhân với người nhận.
III. Một số mẫu email thương mại thông dụng
Dưới đây là một số mẫu email thương mại thông dụng:
- Email cảm ơn:
Subject: California Investments, Inc.: Cảm ơn vì buổi gặp gỡ
Kính gửi ông Weatherby,
Xin chân thành cảm ơn ông đã dành thời gian để thảo luận về vị trí môi giới bảo hiểm tại California Investments, Inc. Sau khi gặp gỡ ông và quan sát hoạt động của công ty, tôi tin rằng kinh nghiệm và kỹ năng của tôi phù hợp với nhu cầu của ông.
Tôi rất đánh giá cao việc ông dành nhiều thời gian để giới thiệu cho tôi về công ty. Không có điều ngạc nhiên khi California Investments duy trì nhân viên của mình trong thời gian dài. Tôi tin tưởng rằng tôi có thể học được nhiều điều từ ông và chắc chắn sẽ thích làm việc cùng ông.
Bên cạnh những kỹ năng và kinh nghiệm của mình, tôi sẽ mang lại thói quen làm việc tốt và sự đánh giá một cách khách quan cho vị trí này. Với số lượng công việc dồn dập của ông, tôi chắc chắn rằng ông cần những người có thể được tin tưởng để thực hiện trách nhiệm mà họ được giao mà ít cần giám sát.
Tôi mong, ông Weatherby, sớm nhận được hồi âm của ông về quyết định tuyển dụng. Một lần nữa, xin chân thành cảm ơn ông đã dành thời gian và suy nghĩ đến tôi.
Trân trọng,
John Oakley
2. Email yêu cầu:Subject: Nurses for Nutrition: Yêu cầu về đề xuất gây quỹ
Kính gửi bà Smith,
Tôi là Jane Thompson, người đứng đầu bộ phận gây quỹ của Nurses for Nutrition. Chúng tôi là một tổ chức phi lợi nhuận tập trung cung cấp thực phẩm và giáo dục dinh dưỡng cho những cộng đồng nghèo khó trên toàn quốc. Tôi viết thư này vì tôi tin rằng giá trị và sứ mệnh của công ty của bạn rất gần gũi với việc chúng tôi muốn giảm bớt khoảng cách dinh dưỡng và chấm dứt nạn đói cho rất nhiều người trong quận này. Hiện tại, chúng tôi đang nhận quyên góp dưới dạng thực hiện chương trình cho các doanh nghiệp, và tôi rất muốn thiết lập một cuộc trò chuyện để thảo luận về cách đóng góp cho tổ chức của chúng tôi có thể mang lại lợi ích cho công ty của bạn.
Các công ty chúng tôi hợp tác sẽ nhận được sự công nhận trên tất cả các nền tảng công khai của chúng tôi, bao gồm trang web của chúng tôi, nhận được hơn 300,000 lượt xem hàng ngày. Ngoài việc tạo ảnh hưởng trong cộng đồng địa phương của bạn, tham gia chương trình quyên góp của chúng tôi cũng giúp công ty của bạn xây dựng một hình ảnh tích cực, tăng cường nhận thức về thương hiệu và tận hưởng lợi ích được liên kết với một tổ chức phi lợi nhuận đáng tin cậy, có uy tín và đáng ngưỡng mộ như Nurses for Nutrition.
Nếu bạn quan tâm và muốn biết thêm về cơ hội này, hãy trả lời với một số ngày và giờ bạn có thể trò chuyện qua điện thoại. Chúng tôi cảm ơn bạn đã dành thời gian đọc email này và xem xét.
Trân trọng,
Jane Thompson
3. Email yêu cầu thông tin:Subject: Sunset Productions – Sách mục 2022
Kính gửi ông/bà,
Tôi là Susan Deller, làm việc tại Energy Drive. Chúng tôi quan tâm đến dòng sản phẩm văn phòng phẩm của ông/bà và muốn biết thêm thông tin.
Vui lòng gửi một cuốn sách mục năm 2022 cho tôi qua địa chỉ email này? Chúng tôi đang tiến hành cập nhật nguồn cung cấp văn phòng phẩm và muốn đặt hàng trong hai tuần tới.
Chúng tôi đang nói chuyện với nhiều nhà cung cấp khác nhau và tôi sẽ liên hệ với ông/bà trong thời gian tới nếu chúng tôi muốn đặt hàng.
Trân trọng.
Susan Deller
4. Email đề xuất và xác nhận cuộc họp:Subject: Xếp lịch cuộc họp kinh doanh
Kính gửi bà Atkins,
Tôi viết email này để xếp lịch cuộc họp để thảo luận về cơ hội kinh doanh tiềm năng. Tôi muốn gặp bà lúc 6:00 PM vào ngày 19/06/2021 tại địa chỉ 207 Illinois Avenue. Hãy cho tôi biết nếu thời gian và địa điểm đó phù hợp với bà.
Nếu có thời gian và địa điểm nào khác tốt hơn, tôi sẵn lòng nghe ý kiến từ bà. Tôi mong đợi cuộc họp của chúng ta.
Cảm ơn,
Adam
5. Email yêu cầu hành động:Subject: Yêu cầu danh sách giá mới cho kem mặt V1698
Kính gửi Yuki,
Chúng tôi sẽ thuyết trình cho một số khách hàng mới vào thứ Hai, ngày 10 tháng 12 và họ quan tâm đến các loại kem mặt V1698 của chúng tôi.
Tôi hiểu từ Kate rằng các mức giá đã thay đổi gần đây. Cô ấy đề cập rằng bạn có danh sách giá mới. Liệu bạn có thể gửi cho tôi qua email không?
Tôi sẽ rất biết ơn nếu chúng tôi nhận được nó vào cuối giờ làm việc vào thứ Năm, ngày 6 tháng 12. Điều này sẽ cho chúng tôi thời gian để chuẩn bị cho buổi thuyết trình của chúng tôi.
Cảm ơn bạn rất nhiều vì sự giúp đỡ của bạn.
Trân trọng,
Gabriela
Đó là hướng dẫn chi tiết để viết email thương mại một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Hãy áp dụng những nguyên tắc này vào công việc của bạn để gửi những email đáp ứng tiêu chuẩn và gửi thông điệp chính xác và rõ ràng đến người nhận.Nguồn: https://tenrenvietnam.com
Danh mục: a1
